Tjenstlige samtaler anvendes f.eks. for at afklare fejl og misforståelser og som et middel for at få en medarbejder til at rette sig efter ledelsens anvisninger. En tjenstlig samtale kan også anvendes forud for tildeling af en advarsel.
Hvis du bliver indkaldt til en tjenstlig samtale, bør du indkaldes med en frist, der er rimelig i forhold til sagens konkrete omstændigheder. Ofte vil og bør du få længere tid, men der er ikke noget i vejen for, at en samtale kan holdes f. eks. fra dag til dag, eller endog med kortere varsel, hvis det konkret skønnes nødvendigt.
I indkaldelsen skal du gøres opmærksom på, hvad samtalen vil handle om, så du har mulighed for at forberede dig.
Du skal også orienteres om, at du er velkommen til at tage en bisidder med. En bisidder er en person du har tillid til, f.eks. et familiemedlem, en ven eller en person fra din fagforening. Det er dig, der bestemmer, om du vil have en bisidder med, og hvem denne person evt. skal være. Kommunen må altså ikke af egen drift indkalde f.eks. tillidsmanden som bisidder.
Der skal skrives referat af samtalen, og referatet skal underskrives af dig og andre, der har deltaget i samtalen. Dette bør ske i umiddelbar forlængelse af samtalen. Vælger du at tage samtalen uden bisidder, bør det fremgå af referatet, at du trods opfordring har valgt at møde uden bisidder.